Das Problem
Privatpersonen sehen sich mit einem grossen Berg an administrativen Arbeiten konfrontiert. Als Folge der Digitalisierung erreichen sie Rechnungen, Belege, Verträge und Steuerdokumente nicht mehr nur auf dem Postweg. Sie werden auch per E-Mail oder an persönliche Accounts in Kundenportalen zugestellt. All diese Dokumente ordentlich abzulegen und beispielsweise für die Steuererklärung wieder aufzufinden, ist eine Herausforderung. Erschwerend wirkt, dass gerade verheiratete Paare häufig eine gemeinsame Ablage pflegen und somit diese Eingangskanäle für zwei Personen bewirtschaftet werden müssen, was enorm zeitaufwendig ist.
Die Lösung
Dokumente aus allen Eingangskanälen können via Scan, Import und die Weiterleitung an eine E-Mail-Adresse ins System geladen werden.
Das Einsparen von Zeit bei administrativen Arbeiten wird von einigen Features unterstützt. Ist ein Dokument in der App, so hilft die automatische Inhaltserkennung dabei, die Dokumentart, den Absender, die Rechnungs- und Zahlungsinformationen und weitere relevante Informationen als Metainformationen abzulegen. Die zusätzliche manuelle Verschlagwortung dient der schnellen Wiederauffindbarkeit eines Dokuments.
Die Abhängigkeiten zu anderen Personen wird durch die Verbindung von zwei Benutzerkonten zu einem Familienverbund mit beidseitigem Zugriff auf die Dokumentenablage bedient. Das gemeinsame Steuerdossier kann unterjährig laufend befüllt werden, indem ein digitalisiertes Dokument als Steuerbeleg markiert oder zum jeweiligen Bereich im Steuerdossier hinzugefügt wird.
Die Unterstützung im Aufgabenmanagement erhöht die Effizienz und Effektivität der Administration. Zahlungserinnerungen für Rechnungen können beispielsweise nicht nur für sich selbst, sondern auch für den Partner gesetzt werden. Das System hilft auch zu erkennen, ob für ein Dokument zu einem späteren Zeitpunkt noch Handlungen notwendig sind.